Le nombre de lettres de recouvrement dans une série doit être maintenu au minimum. Les constituants de crédit commerciaux expérimentés ont constaté qu`il y a un point de rendements décroissants, généralement atteint après que la première lettre passe sans réponse. La plupart des professionnels des comptes débiteurs ont à peine le temps de faire tous les appels téléphoniques nécessaires et envoyer tous les e-mails, sans parler de faire une lettre de collecte individualisée pour chaque étape du processus de recouvrement. Cependant, le suivi de toutes les semaines avec une lettre personnalisée demandant l`action d`un client non payant aide vraiment à percevoir le paiement à temps. Comme chaque lettre de relance suivante doit changer de tonalité et les conséquences du non-paiement, nous avons créé des modèles de lettre de collecte prêts à l`emploi. Lisez ci-dessous pour savoir ce que chaque lettre doit dire afin de percevoir le paiement le plus tôt possible. Juste parce que c`est la première lettre de collection, cela ne signifie pas que c`est votre premier point sur le contact avec le client. À présent, vous avez envoyé la facture, envoyé des rappels de date d`échéance et leur faire savoir quand la facture est passée à échéance. La première lettre de relance doit être envoyée au client non payant dès que la facture est passée à échéance. La deuxième lettre de relance peut être un acte d`équilibrage difficile. Alors que votre tonalité doit devenir plus affirmée depuis la première lettre semble avoir disparu, vous avez encore besoin de rester amical envers le client.
Trouver la zone grise entre affirmée et amicale est toujours difficile. Le temps d`envoi de la deuxième lettre de collecte est soit deux semaines après la première lettre de collecte a disparu, ou après une promesse de payer de la première lettre a passé en raison. À ce moment, nous n`avons toujours pas entendu parler de vous en ce qui concerne la facture [insérer le numéro de facture] pour $ [insérer le montant] qui était dû sur [insérer la date d`échéance]. Nous n`avons pas non plus reçu de réponse à de nombreux appels téléphoniques, e-mails, ou les lettres envoyées à [insérer la date], [insérer la date], ou [insérer la date]. Sur la base de notre examen des lettres d`accompagnement du commis à la clientèle réussie, les candidats forts démontrent les qualifications et les attributs suivants dans leurs lettres d`accompagnement: environ 15-7 jours avant que le paiement soit dû, envoient à votre client un amical et poli Rappel. Approchez cet e-mail ou cette lettre comme un «appel de courtoisie». Quand il s`agit de gérer les comptes débiteurs, la communication avec vos clients est d`une importance cruciale et une lettre de relance est une partie importante de cette stratégie de communication. La première lettre de relance doit être envoyée à votre client dès que la facture en question est passée à échéance. Au fur et à mesure que le temps passe et que les factures continuent d`être impayées, vos lettres de relance changent-vous ne voulez pas envoyer le même message à un client qui est passé 10 jours en raison que vous le feriez à quelqu`un qui est 90 jours après échéance-il est donc important de définir le ton et le timing de votre coll lettre d`ection avec précaution. Dans cette série de blogs, nous allons parcourir les différentes étapes du processus de collecte et fournir une lettre de collecte d`échantillons pour chaque étape. Rappelez-vous-ce n`est pas votre première tentative de contacter le client au sujet de la facture en question. Des tentatives antérieures auraient été faites par téléphone et par e-mail, en rappelant au client une date d`échéance à venir et en lui notifiant le jour où la facture est passée à échéance.
Cette lettre de relance doit être envoyée dès que le paiement est en retard. Cette première lettre de relance doit comporter des points importants, tels que: le solde à 30 jours reçoit une lettre de rappel.